template: id: odoo-prd-template-v1 name: Odoo Product Requirements Document version: 1.0 output: format: markdown filename: docs/prd.md title: "{{project_name}} - Product Requirements Document" workflow: mode: interactive elicitation: advanced-elicitation sections: - id: introduction title: Giới thiệu instruction: | Trước khi bắt đầu, rà soát tài liệu dự án hiện có để lấy ngữ cảnh: quy trình nghiệp vụ, kiến trúc hệ thống, hoặc yêu cầu trước đây. sections: - id: project-overview title: Tổng quan dự án instruction: | Tóm lược toàn diện dự án triển khai/nâng cấp Odoo: 1. **Ngữ cảnh kinh doanh**: Nhu cầu nào thúc đẩy dự án? 2. **Hiện trạng**: Hệ thống/quy trình nào sẽ thay thế/nâng cấp? 3. **Kết quả mong muốn**: Thành công trông như thế nào? 4. **Biên phạm vi**: Cái gì trong phạm vi, cái gì ngoài phạm vi? Tập trung giá trị và kết quả kinh doanh, hạn chế chi tiết kỹ thuật. elicit: true - id: stakeholders title: Stakeholders instruction: | Liệt kê các bên liên quan chính cho dự án Odoo: **Chính (bị tác động trực tiếp)**: - Người dùng nghiệp vụ sử dụng hằng ngày - Trưởng bộ phận có quy trình thay đổi - IT chịu trách nhiệm vận hành/bảo trì **Phụ (bị tác động gián tiếp)**: - Khách hàng có thể bị ảnh hưởng trải nghiệm - Nhà cung cấp có thay đổi tương tác - Nhóm tuân thủ/kiểm toán Với mỗi nhóm, nêu: - Vai trò trong dự án - Mối quan tâm / yêu cầu chính - Tiêu chí thành công elicit: true - id: success-criteria title: Tiêu chí thành công instruction: | Định nghĩa tiêu chí thành công đo lường được: **Kinh doanh**: - Nâng hiệu quả quy trình (tiết kiệm thời gian, giảm lỗi) - Giảm chi phí / tăng doanh thu - Mức độ hài lòng & chấp nhận của người dùng **Kỹ thuật**: - Yêu cầu hiệu năng hệ thống - Tiêu chí thành công tích hợp - Độ chính xác & đầy đủ dữ liệu **Tiến độ**: - Mốc triển khai - Go-live & lộ trình rollout - Tỷ lệ hoàn thành đào tạo Mỗi tiêu chí nên SMART (Cụ thể, Đo được, Khả thi, Liên quan, Thời hạn). elicit: true - id: business-requirements title: Yêu cầu nghiệp vụ instruction: | Ghi nhận yêu cầu nghiệp vụ chi tiết theo mảng chức năng. Tập trung **CẦN GÌ**, không phải **LÀM THẾ NÀO**. sections: - id: functional-areas title: Khu vực chức năng instruction: | Xác định các mảng chức năng Odoo sẽ triển khai/nâng cấp: **Modules chuẩn** (chọn áp dụng): - [ ] Sales & CRM (lead, opportunity, quotation, sales order) - [ ] Purchase (RFQ, PO, vendor) - [ ] Inventory (stock, warehouse, lot/serial) - [ ] Manufacturing (BOM, work order, quality) - [ ] Accounting (invoice, payment, báo cáo tài chính) - [ ] HR (employee, recruitment, timesheet, payroll) - [ ] Project Management (task, timesheet, planning) - [ ] Website/eCommerce - [ ] Point of Sale - [ ] Marketing (campaign, event, automation) **Yêu cầu tùy chỉnh**: - Nhu cầu ngành dọc chưa có trong chuẩn - Quy trình đặc thù cần custom - Nhu cầu báo cáo/analytics đặc biệt Với mỗi mảng, cung cấp: - Mô tả quy trình hiện tại - Pain points - Trạng thái kỳ vọng với Odoo elicit: true - id: business-processes title: Quy trình nghiệp vụ instruction: | Mô tả các quy trình chính sẽ được Odoo hỗ trợ: **Định dạng** cho mỗi quy trình: 1. Tên quy trình 2. Chủ quy trình (bộ phận/vai trò) 3. Tần suất 4. Hiện trạng (kèm pain points) 5. Tương lai với Odoo 6. Dữ liệu chính cần thu thập/sử dụng 7. Tích hợp liên quan 8. Yêu cầu tuân thủ/kiểm toán **Ví dụ**: Lead to Cash, Procure to Pay, Order to Delivery, Hire to Retire, Financial Close. Tập trung các quy trình end-to-end cắt qua nhiều module. elicit: true - id: user-roles title: Vai trò & phân quyền instruction: | Định nghĩa vai trò người dùng và nhu cầu truy cập: **Mỗi vai trò nêu**: 1. Tên vai trò (gần gũi nghiệp vụ) 2. Bộ phận 3. Số lượng người dùng 4. Chức năng chính hằng ngày 5. Quyền dữ liệu cần xem/sửa 6. Quyền phê duyệt (giới hạn) 7. Báo cáo cần dùng **Ví dụ vai trò**: Sales Rep, Sales Manager, Purchase Officer, Warehouse Operator, Accountant, Finance Manager, HR Generalist, Project Manager. Xem xét nhu cầu hằng ngày và theo mùa. elicit: true - id: data-requirements title: Yêu cầu dữ liệu instruction: | Xác định yêu cầu dữ liệu cho triển khai Odoo: **Master Data**: - Đối tác/khách hàng (liên hệ, địa chỉ, điều khoản thanh toán) - Sản phẩm/Dịch vụ (mô tả, giá, phân loại) - Nhà cung cấp (liên hệ, điều khoản, năng lực) - Chart of Accounts (cấu trúc kế toán, thuế) - Nhân viên (vai trò, phòng ban, lương) **Transactional Data**: - Dữ liệu lịch sử cần migrate (bao lâu) - Sản lượng giao dịch (ngày/tháng/năm) - Mùa vụ, đỉnh tải - Yêu cầu lưu trữ **Chất lượng dữ liệu**: - Chuẩn chính xác (tỷ lệ lỗi chấp nhận) - Độ đầy đủ (trường bắt buộc) - Quy tắc nhất quán/validation - Nhu cầu thời gian thực vs batch **Nguồn dữ liệu**: - Hệ thống hiện tại chứa dữ liệu - Khả năng export/import - Nhu cầu làm sạch - Cách quản trị master data elicit: true - id: integration-requirements title: Yêu cầu tích hợp instruction: | Ghi nhận các yêu cầu tích hợp cho hệ thống Odoo. sections: - id: external-systems title: Tích hợp hệ thống ngoài instruction: | Liệt kê hệ thống ngoài cần tích hợp: **Inventory tích hợp** (mỗi hệ thống): 1. Tên & phiên bản 2. Loại hệ thống (CRM/ERP/eCom/…) 3. Mục đích kinh doanh 4. Luồng dữ liệu & chiều 5. Tần suất (real-time/giờ/ngày…) 6. Sản lượng (record volumes) 7. Phương thức tích hợp (API/file/DB) 8. Xác thực/bảo mật 9. Xử lý lỗi **Loại tích hợp phổ biến**: Ngân hàng, eCommerce, vận chuyển, thuế, cổng thanh toán, BI, hệ thống legacy. **Pattern tích hợp**: realtime (API/webhook), batch, event-driven, MDM (single source of truth). elicit: true - id: reporting-analytics title: Báo cáo & phân tích instruction: | Định nghĩa yêu cầu báo cáo/analytics: **Báo cáo chuẩn**: Tài chính (P&L/BS/Cash Flow), Sales (pipeline/forecast), Inventory (tồn/di chuyển/giá trị), Purchase (chi tiêu/nhà cung cấp), HR (headcount/time/perf). **Báo cáo tùy chỉnh** (mỗi báo cáo): 1. Tên báo cáo 2. Mục đích kinh doanh 3. Đối tượng sử dụng 4. Tần suất 5. Nguồn dữ liệu 6. Định dạng (PDF/Excel/dashboard…) 7. Phân phối (email/portal/…) **Yêu cầu analytics**: - KPI cần theo dõi - Dashboard theo vai trò - Loại trực quan hóa (chart/graph/map) - Xu hướng lịch sử & so sánh - Drill-down & tương tác **Báo cáo tuân thủ**: - Báo cáo quy định - Audit trail - Lưu trữ/archival elicit: true - id: technical-constraints title: Ràng buộc kỹ thuật instruction: | Ghi nhận ràng buộc kỹ thuật ảnh hưởng triển khai Odoo. sections: - id: infrastructure title: Hạ tầng instruction: | Định nghĩa yêu cầu hạ tầng & triển khai: **Mô hình triển khai**: - [ ] On-premise - [ ] Cloud (AWS/GCP/Azure) - [ ] Odoo.sh - [ ] Hybrid **Hiệu năng**: - Đồng thời người dùng - Thời gian đáp ứng - Dự phóng kích thước DB (hiện tại + 3 năm) - Yêu cầu backup/DR - Uptime/availability (99.9%, 24/7…) **Bảo mật**: - Mã hóa dữ liệu (at rest/in transit) - Xác thực (LDAP/SSO/2FA) - An ninh mạng (firewall/VPN) - Tuân thủ (GDPR/SOX/HIPAA…) - Logging & monitoring **Khả năng mở rộng**: - Tăng trưởng người dùng 3 năm - Tăng trưởng giao dịch - Mở rộng địa lý - Multi-company/multi-currency elicit: true - id: existing-systems title: Hiện trạng hệ thống instruction: | Mô tả bức tranh công nghệ hiện tại & ràng buộc: **Tồn tại**: ERP/kế toán; CRM; quản lý tồn kho; HR/payroll; ứng dụng khác. **Môi trường kỹ thuật**: - Hệ điều hành & phiên bản - DB đang dùng - Hạ tầng mạng - Công cụ & chính sách bảo mật - Hệ thống backup **Ràng buộc di chuyển**: - Hệ thống không thể thay đổi trong triển khai - Dữ liệu phải giữ - Tích hợp phải duy trì - Yêu cầu tuân thủ trong giai đoạn chuyển đổi - Giới hạn đào tạo/thay đổi người dùng **Năng lực đội kỹ thuật**: - Mức độ kinh nghiệm Odoo - Kinh nghiệm Python/PostgreSQL - Quản trị hệ thống - Nhu cầu đào tạo & timeline elicit: true - id: project-approach title: Phương án triển khai instruction: | Đề xuất cách triển khai phù hợp. sections: - id: implementation-strategy title: Chiến lược triển khai instruction: | Đề xuất dựa trên yêu cầu: 1) **Big Bang**: Go-live một lần; hợp cho tổ chức nhỏ/quy trình đơn giản; rủi ro cao, test dài. 2) **Phased**: Triển khai theo pha; nhiều mốc go-live; hợp cho tổ chức lớn/tích hợp phức tạp; giảm rủi ro, dễ quản trị thay đổi. 3) **Parallel Run**: Chạy song song hệ thống cũ/mới; hợp hệ thống mission-critical; chi phí cao, phải đồng bộ dữ liệu. **Cách chọn/biện minh**: [Chọn & giải thích] **Kế hoạch pha** (nếu phased): - Pha 1: Core (thường Finance + 1 module vận hành) - Pha 2: Module vận hành bổ sung - Pha 3: Tính năng nâng cao & tích hợp - Pha 4: Tối ưu & cải tiến elicit: true - id: timeline-milestones title: Timeline & Milestones instruction: | Cung cấp timeline và mốc chính: **Pha & thời lượng**: 1. Khám phá & Lập kế hoạch (X tuần) - Xác nhận yêu cầu - Thiết kế kiến trúc kỹ thuật - Thành lập & đào tạo đội dự án 2. Cấu hình & Phát triển (X tuần) - Cài Odoo & cấu hình cơ bản - Phát triển module tùy chỉnh - Phát triển & kiểm thử tích hợp 3. Kiểm thử & Đào tạo (X tuần) - Kiểm thử tích hợp hệ thống - UAT - Đào tạo người dùng cuối 4. Go-live & Hỗ trợ (X tuần) - Triển khai production - Hỗ trợ go-live - Tối ưu hậu triển khai **Mốc chính**: Sign-off yêu cầu; duyệt kiến trúc kỹ thuật; hoàn tất phát triển; hoàn tất UAT; sẵn sàng go-live; go-live; review hậu triển khai. **Dependencies/Rủi ro**: Sẵn sàng hệ thống ngoài; độ phức tạp migration; thời gian người dùng cho test/đào tạo; thách thức quản trị thay đổi. elicit: true - id: assumptions-risks title: Giả định & Rủi ro instruction: | Ghi nhận giả định và rủi ro chính. sections: - id: assumptions title: Giả định chính instruction: | Liệt kê giả định nền tảng: **Kinh doanh**: Có thể điều chỉnh quy trình theo best practice Odoo; người dùng sẵn sàng đào tạo/test; stakeholder phản hồi kịp thời; chất lượng dữ liệu đủ để migrate. **Kỹ thuật**: Hạ tầng hiện tại đáp ứng Odoo; hệ thống thứ ba đủ khả năng tích hợp; có/đạt được chuyên môn kỹ thuật; không đổi phiên bản Odoo lớn trong triển khai. **Dự án**: Ngân sách/timeline dựa phạm vi hiện tại; nhân sự dành như kế hoạch; không biến động tổ chức lớn; nhà cung cấp đáp ứng cam kết. **Cần xác minh**: đánh dấu giả định phải kiểm chứng trong lập kế hoạch. elicit: true - id: risks title: Đánh giá rủi ro instruction: | Nhận diện và đánh giá rủi ro: **Kỹ thuật**: Tích hợp phức tạp hơn dự kiến; hiệu năng kém với dữ liệu lớn; custom phức tạp; hạn chế hệ thống ngoài. **Kinh doanh**: Kháng cự thay đổi; gián đoạn quy trình lớn hơn dự kiến; thiếu stakeholder ở pha quan trọng; vấn đề tuân thủ/quy định. **Dự án**: Trễ do scope creep; vượt ngân sách; mất nhân sự chủ chốt; rủi ro nhà thầu. **Định dạng đánh giá** (mỗi rủi ro): - Mô tả - Xác suất (H/M/L) - Tác động (H/M/L) - Giảm thiểu - Kế hoạch dự phòng **Theo dõi rủi ro**: Cách giám sát & quản lý xuyên suốt dự án. elicit: true - id: next-steps title: Bước tiếp theo instruction: | Phác thảo bước tiếp theo ngay sau khi duyệt PRD. sections: - id: immediate-actions title: Hành động ngay instruction: | Hành động cần làm ngay sau phê duyệt: **Thiết lập dự án**: - [ ] Chốt cơ cấu đội & vai trò - [ ] Thiết lập governance & quy trình quyết định - [ ] Thiết lập công cụ PM & kênh giao tiếp - [ ] Lập lịch dự án chi tiết kèm dependencies **Chuẩn bị kỹ thuật**: - [ ] Dựng môi trường dev/test - [ ] Thiết kế kiến trúc kỹ thuật chi tiết - [ ] Khởi động khảo sát/làm sạch dữ liệu - [ ] Phân tích tích hợp với hệ thống ngoài **Tương tác stakeholder**: - [ ] Workshop yêu cầu chi tiết theo phòng ban - [ ] Bắt đầu kế hoạch thay đổi & truyền thông - [ ] Lên lịch họp review định kỳ - [ ] Kế hoạch đào tạo & tài liệu **Vendor/Resource**: - [ ] Chốt đối tác triển khai (nếu có) - [ ] Bảo đảm nguồn lực kỹ thuật cần thiết - [ ] Thiết lập SLA & tiêu chí thành công - [ ] Kế hoạch chuyển giao & hỗ trợ vận hành elicit: true - id: success-tracking title: Theo dõi thành công instruction: | Định nghĩa cách đo lường & theo dõi thành công: **Metrics**: - Bám sát timeline triển khai - Sai lệch ngân sách - Tỷ lệ adopt sau go-live - Cải thiện quy trình nghiệp vụ - Hiệu năng so với yêu cầu - Thành công tích hợp & độ chính xác dữ liệu **Cách đo**: - Baseline trước triển khai - Theo dõi tại các mốc - Đánh giá sau triển khai - Giám sát liên tục **Lịch review**: - Weekly status - Monthly stakeholder report - Quarterly business impact - Review 30/60/90 ngày sau go-live **Xác thực tiêu chí thành công**: Nêu cách kiểm chứng từng tiêu chí đã định ở phần mở đầu. elicit: true