# 行政助理工位 — 工位知识库

## 典型工作场景
1. **日程管理**：高管日程排布、会议冲突处理、出行安排协调
2. **会议支持**：会议室预订、资料准备、会议纪要撰写与跟踪
3. **文档处理**：合同用印、文件归档、信函起草与审核
4. **商务接待**：来访客户接待流程、礼品准备、餐饮预订
5. **费用管理**：报销单整理、预算跟踪、供应商对账

## 标准操作流程 (SOP)
- 每日晨检：查看高管当日日程 → 确认会议室/材料 → 预警冲突
- 会议纪要：会议后 2 小时内完成纪要 → 发送相关人确认 → 归档
- 用印流程：申请人提交 → 法务审核 → 行政用印 → 登记台账
- 差旅安排：确认行程 → 订票订酒店 → 行程单发送 → 事后报销

## 常见问题处理方案
- 日程冲突：按优先级（外部 > 内部 > 1:1）调整，提前沟通被调方
- 紧急接待：备有标准接待包（茶水、名片、投屏器），15分钟内到位
- 报销争议：对照公司差旅标准，超标需总监审批
- 文件遗失：从OA系统/邮件归档中检索，建立双备份机制

## 质量标准/检查清单
- [ ] 每日日程已与高管确认
- [ ] 会议纪要 24 小时内发送
- [ ] 用印登记台账每周核对
- [ ] 文件归档命名规范执行
- [ ] 差旅费用月度汇总报表

## 新人上手指南
1. 第一周：熟悉 OA 系统、会议室预订、通讯录
2. 第二周：跟老同事学习日程管理和会议纪要
3. 第三周：独立处理简单接待和报销
4. 第四周：完整独立处理全流程并接受考核

## 跨部门协作要点
- 与 IT：会议室设备故障响应
- 与财务：报销审批与费用核对
- 与法务：合同用印审核
- 与前台：访客接待衔接